Em um outro artigo apresentei a você o método GTD. Hoje, vamos ver o fluxo funcionando na prática é por meio do diagrama do GTD o que é conhecido também como a etapa de processamento ou esclarecimento.
Uma coisa que precisa ser clara na etapa de processamento é que não se trata de fazer toda as suas tarefas, mas de organizá-las da melhor maneira para quando chegar o momento e o local adequado para que você possa trabalhar nelas.
Tudo começa com a captura das ideias e das demandas. Todas as novas solicitaçoes, pendências e demandas vão para a sua caixa de entrada. Não importa se é o seu chefe que pede um relatório pra você, se um cliente liga ou a tarefar surgiu a partir do WhatsApp.
Decida o que precisa ser feito
A mágica começa no processo de esclarecimento. Supondo que você tenha capturado tudo, todas as demandas estão em um único loca, agora é hora de esclarecer o que precisa ser feito e o que não precisa.
Talvez seja esse seja a etapa mais importante. Pelo menos é quando percebo os grandes ganhos da ferramenta. Nesta etapa, alguas decisões precisam ser feitas:
- Descartar um item
- Incubar
- Armazenar
- Decidir a próxima ação
Quando começar processar os seus itens pergunte: esse item demanda ação? Se a resposta for não, decida se o item vai deve ser descartado, incubado ou arquivado. Por exemplo, na hora de revisar há um papelzinho que era para ligar a sua mãe, mas você já falou com ela, então pode descartá-lo.
Um outro ponto é o arquivamento ou armazenamento. Digamos que você recebeu uma receita no WhatsApp e quer guardá-la para uma ocasião especial, então arquive-a em um local onde ficam todas as suas receitas. Dessa maneira quando precisar, ela estará disponível lá.
O terceiro caminho é a incubação ou aqueles projetos que você gostaria de fazer, mas não fazem dos seus planos ainda. O David Allen tem um nome bem próprio para isso Algum dia/Talvez. Um exemplo é um livro que lhe indicaram, mas você vai ler quando tiver um templo livre. É algo que você quer fazer, mas não será agora, talvez nunca aconteça, mas a informação estará guardada. E o mais importante não estará ocupando espaço em sua mente.
E o que precisa ser feito?
E se a resposta para a pergunta esse item demanda ação? for um sim. Bem neste caso, será necessário uma fazer uma rápida análie e tomar decisão. Não deixe para depois, decida nesse momento. Os possíveis caminhos são:
- Tarefas simples
- Tarefas complexas ou projetos
- Delegar
- Adiar
- Faça
Para lhe ajudar nesta etapa, pergunte-se qual é a próxima ação? Talvez já tenha percebido que esse é quase um dogma do GTD.
Se for algo que demande mais de uma ação, envie para a sua lista de projetos. Pode ser algo simples como comprar o livro um amigo indicou. No entanto, se você precisar pesquisar o preço e decidir onde comprar, então encare-o como um projeto. Esta é a recomendação do David. Tudo que demandar mais de uma ação é encarado como um projeto.
Se não for um projeto, pergunte-se se é possível resolver em até dois minutos. Se não for, então decida se você precisa delegar para alguém ou fará assim que puder.
Por exemplo, o seu colega do financeiro, pediu para você enviar os números da sua área. Porém, não é você quem faz. Então você delega. Solicita ao responsável que envie os dados para o financeiro.
Ou um outro exemplo, é que o responsável pediu analisar esse relatório antes de encaminhar para área responsável. É você que precisa fazer isso, mas não fara agora. Você pode escolher fazer isso depois, quando achar mais apropriado. Ou, se ele pediu para enviar até uma determinada data, coloque isso no calendário para você saber quando precisa enviar.
A regra de ouro dos dois minutos
Há uma outra resposta para a pergunta é possível resolver em até dois minutos? e acredito que este seja uma das melhores técnicas do método. Se a resposta for sim, faça.
Recebemos uma quantidade de demandas que podem ser resolvidas em até dois minutos e deixamos para depois, criamos um monstro em nossas listas de tarefas. Apenas essa dica aumentou potencialmente a minha produtividade nos últimos anos.
Este é um resumo do método GTD. Eu recomendo fortemente a leitura do livro do David Allen, A arte de fazer acontecer. É um livro muito bem escrito, claro e objetivo.
