Inbox Zero – Como ser mais produtivo com os seus e-mails

Quer descobrir um jeito de ser mais produtivo, eficiente e organizado com os seus e-mails? Então esse artigo é para você.  Hoje vamos falar sobre o Inbox Zero. 

Inbox Zero é uma metodologia criada por Merlin Mann para manter a caixa postal vazia ou quase vazia. A tradução literal é caixa de entrada zerada. 

A primeira vista pode se pensar que o método consiste em deixar a caixa postal zerada sempre, mas segundo Merlin o “zero” não quer significa ao número de mensagens na caixa de entrada. 

O “zero” tem  mais relação com a quantidade de tempo que se leva para processar as mensagens recebidas, justamente as que estão na caixa de entrada.

Assim como o método GTD o ponto central do Inbox Zero refere-se ao processamento dos itens na caixa de entrada para que não fique nada pendente. 

O ponto central para mim é não deixar nada na caixa de entrada. Esse espaço é para itens novos. Itens novos não são de e-mails de um ano atrás. 

Dessa maneira, você não perde tempo olhando o e-mail diversas vezes ao dia e quando precisa ele está zerado. E com esse tempo mais produtivo você pode focar no que realmente interessa. 

As 4 principais ações do inbox zero

Merlin identificou as principais ações que podemos fazer com um email:

• Deletar 
• Delegar ou encaminhar
• Responder  
• Fazer depois

Vamos ver um pouco melhor cada uma delas.

Deletar

O próprio nome já diz. Quando você recebe um e-mail que não precisa fazer nada, não serve para nada, exclua-o e mande para o lixo. Simples assim. 

Delegar ou encaminhar

Você recebeu uma mensagem, mas quem tem a resposta é outra pessoa ou você precisa que outra pessoa faça alguma ação, delegue a atividade. Neste caso, encaminhe o e-mail para a pessoa deixando claro o que ela precisa fazer. 

Responder

Nem todos os e-mails precisam ser respondidos, mas alguns necessitam da sua resposta. Não deixe para depois, as vezes só é necessário um sim ou não. Responda o e-mail e não se preocupe mais com isso. 

Fazer depois ou Executar alguma ação

Existem alguns e-mails em que você precisa de mais tempo para responder ou até mesmo para  ler ou para tomar uma ação.

Nesses casos que tal colocar uma etiqueta fazer depois ou mover para uma pasta fazer depois. Marque de alguma maneira e retire-o do caixa de entrada. 

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Como você pode ver o método é bem simples e isso gera um ganho de produtividade, eficiência e organização sensacional. 

Comece a fazer isso e prepare-se para receber os elogios de amigos e colegas de trabalho. 

Se você ainda está com dúvida e como usar na prática, vamos preparar um artigo explicando sobre isso. 

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