Quer saber como usar o inbox zero na prática? Quer saber como manter a caixa postal organizada? E controlar melhor o seu e-mail? Então esse artigo foi pensado para você.

Hoje vamos abordar os seguintes tópicos.:

• Ações do Inbox Zero
• As ações do Inbox Zero na prática

Ações do Inbox Zero

Já apresentamos aqui no Gestão de Sonhos o Inbox Zero. Um método para manter a sua caixa postal organizada. Apenas para lembrar, o método contempla quatro ações básicas:

• Fazer 
• Excluir
• Fazer mais tarde
• Arquivar

Que tal a gente ver como funciona com exemplos práticos, dessa maneira você mesmo pode aplicar. Em nosso exemplo, vamos acompanhar como a Rafaela usa o método. 

Rafaela é uma assistente administrativa de empresa de cobrança. O seu trabalho consiste em oferecer suporte administrativo às outras áreas da empresa, encaminhar notas fiscais para pagamento e elaborar documentos quando necessário. 

As ações do Inbox Zero na prática 

Rafaela recebe em torno de 100 novas mensagens diariamente em sua caixa postal. Quando chega na empresa, ela começa a se preparar para começar a trabalhar: liga o computador, pega uma xícara de café e começa a leitura a leitura do seu e-mail. 

Lixeira

A primeira mensagem que ela vê é de uma promoção de equipamentos agrícolas, o que ela rapidamente descarta, enviando diretamente para a lixeira. Trata-se de um e-mail sem serventia e não precisa ficar na caixa de entrada. 

Delegar

O próximo e-mail é de uma nota fiscal de um fornecedor que precisa ser paga. Ela clica na função de encaminhar e delegar o pagamento para a área de financeiro. 

Arquivar

Seguindo a leitura de seus e-mails, Rafaela identifica que a próxima mensagem é um comunicado, informando sobre a festa da empresa. Ela não quer eliminar esse item, pois talvez precise saber o endereço do evento. Então, ela envia para uma pasta apropriada de comunicados e arquiva a mensagem.  Menos um e-mail na caixa de entrada.

Fazer e Fazer Depois

No e-mail seguinte, ela se depara com uma mensagem de seu chefe perguntado sobre o status do documento que ele havia solicitado. Aqui há dois caminhos possíveis:

• se ela já tiver feito, pode tratar a mensagem o que chamamos de fazer, o que na prática significa responder a mensagem informando o status;
• se ela não tiver feito,  então o recomendável é mover esta mensagem para uma pasta chamada fazer depois..

O mesmo acontece se houver, por exemplo, a solicitação de um memorando. Será necessário parar para redigir o documento, mas isso não será feito agora então a mensagem é movida para pasta fazer depois.  

Talvez, você esteja se perguntando por que não fazer as ações agora, ao invés de fazer depois. É que o momento agora é para processar as mensagens na caixa de entrada e não necessariamente tratá-las. 

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O objetivo do inbox zero é processar todas as mensagens em sua caixa de entrada para que ela fique vazia. Posteriormente, você pode resolver  cada um dos e-mails pendentes, no momento apropriado. 

A ideia da técnica é organizar a sua caixa de entrada em outros itens para que você não se sinta sobrecarregado. 

Quer saber mais como ter uma caixa posta em dia e ser mais produtivo? Leia os nossos artigos sobre produtividade e não esqueça de assinar a nossa lista de e-mail para receber novo conteúdo.