– Meu Deus! Tenho tanta coisa para fazer e nem sei por onde começar.
Essa é uma frase que escuto mais do que gostaria. É natural que muita gente se sinta assim. Afinal de contas, mesmo em período de quarentena, ainda temos muitas responsabilidades e muitos papéis a desempenhar e nesse aspecto se não limparmos a mente, organizarmos um pouco e priorizarmos vamos continuar vivendo em um caos.
Já conversamos anteriormente sobre a importância de saber o que se quer antes, do planejamento para sermos mais produtivos e hoje vamos conversar um pouco priorização de tarefas.
A Matriz eisenhower
O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.
Dwight D. Eisenhower
Há uma séries de técnicas e métodos para priorizar atividades, alguns simples e outros altamente sofisticados com uma série de critérios que alinham projetos com a estratégia da empresa.
Nós vamos usar uma técnica simples e eficaz para priorizar as tarefas, principalmente as diárias. Esse recurso é chamado de matriz Eisenhower e é muito simples.
A Matriz Eisenhower recebe o nome de seu criador, Dwight D. Eisenhower. Ela foi criada com a intenção de estabelecer as tarefas que são mais importantes e urgentes.
A ferramenta estabelece dois atributos de priorização para tarefa ou projeto que estamos atuando ou que queremos realizar. A partir desses atributos, realizamos um cruzamento e os dispomos em quatro quadrantes.
Como usar A Matriz eisenhower
Escolha uma atividade que você queira fazer e responda a essas duas perguntas:
- Ela é urgente?
- Ela é importante?
Faça isso para cada atividade que você precisa realizar. E quando tiver uma lista de atividades para fazer comece a dispor elas no quadrante como na figura abaixo.
Note que a linha horizontal mede a urgência enquanto que a vertical a importância.
Entendo as categorias da Matriz eisenhower
Na prática, fica ainda mais fácil. As atividades que são agrupadas da seguinte maneira e para cada classificação uma ação deve ser tomada:
- É importante e é urgente – Essas são as tarefas que devem ser priorizadas e se possível fazer imediatamente. Se pensarmos em tarefas domésticas, tanto lavar a louça ou a roupa é importante. Elas serão urgentes quando você não tiver mais louças limpas para usar ou roupas para vestir.
- Não é importante, mas é urgente – Que tal delegar essa tarefa para outra pessoa? Às vezes uma atividade precisa ser feita, mas não carece da sua atenção. E quando não é possível delegar? Pergunte-se se ela é urgente mesmo? Ou se ela é urgente para você?
- É Importante, mas não é urgente – Quando há uma atividade que se enquadra nessa categoria, agende um momento para fazer e faça. Não é algo do tipo, ah depois eu faço. Isso é para o próximo item. Aqui é do tipo, vou colocar a máquina pra lavar porque não tenho mais roupa e depois lavo a louça porque está tudo sujo. Entendeu? 😉
- Não é importantante e não é urgente – A minha preferida. O método sugere que essas atividades devam ser feitas mais tarde, eu diria para não fazer. Isso mesmo, descarte, jogue fora, elimine. A menos que seja um projeto ou algo que queira fazer em algum dia, do contrário eu excluiria.
Você não precisa desenhar se não quiser, basta classificar as atividades, mas muitas pessoas, gostam de ter um apelo visual. Se você usa o Trello pode criar um quadro com essas quatro categorias para saber o que executar primeiro.
Como você deve ter percebido, a técnica pode ser aplicada tanto em projetos grande quanto em tarefas do cotidiano como escolher entre lavar a louça ou lavar roupas.
E aí o que você achou? Você usa algum método para priorizar as suas atividades?
Ah apenas para lembrar estamos no mês da produtividade. Todo o conteúdo de maio será sobre esse tema, nele você vai aprender técnicas e dicas para se organizar e ser mais produtivo.
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