Gostaria de ser mais organizado. Não consigo dar conta de tudo. Minha caixa postal está uma bagunça. Tenho tanto coisa para fazer que não sei por onde começar.
Essas são algumas reclamações que escuto das pessoas durante anos. Então se você se sente assim, saiba que não está sozinho no barco.
Os desabafos anteriores surgem de uma expectativa do que queremos entregar com o que de fato conseguimos entregar. Em outras palavras, nos cobramos porque não achamos que somos produtivos.
Produtividade é uma medida
Quando falamos em produtividade estamos nos referindo a capacidade que todos nós temos de produzir, de realizar um trabalho ou simplesmente de fazer o que precisa ser feito.
De um ponto de vista mais conceitual e acadêmico, a produtividade é definida como a relação entre a produção e os fatores de produção utilizados. Ou de uma maneira mais simples, podemos dizer que a produtividade é relação dos resultados desejados com os esforços realizados.
A palavra central que destaco é relação, pois isso implica que produtividade é um meio de medir o nosso desempenho, nosso trabalho e nosso resultado.
Quando estamos falando de produtividade estamos nos referindo a uma medida do que é possível produzir com os recursos que temos. Simplificando mais ainda, a produtividade é vista como um indicador do que foi realizado.
A ideia de ver a produtividade apenas como indicador é que me afasta da questão de querer comparar o que faço com o que os outros fazem, a menos que os critérios de produção sejam os mesmos.
Quer um exemplo: número de vendas, e-mails respondidos ou propostas enviadas. Esse são alguns exemplos claros que podemos usar para medir e comparar a produtividade de funcionários.
Daí que ser produtivo é muito genérico. Uma pessoa responde todos os e-mails recebidos em uma hora é tão produtiva quanto aquela que faz o mesmo trabalho em um dia. Qual é a mais produtiva?
Para mim as duas, pois ambas conseguiram realizar o trabalho (responder os e-mails) com recursos próprios.
Não são os únicos meios de medir desempenho, resultado ou produtividade. Cada empresa ou cada pessoa deve encontrar o melhor meio de fazer uma medição do que é ser produtivo para si mesmo.
Conceitos da produtividade: eficácia, eficiência e efetividade
Quando falamos em produtividade estamos falando também de três conceitos que estão associados a maneira como medimos a produtividade:
- Eficácia – É quando quando realizamos um trabalho e chegamos a um resultado. A eficácia tem o foco no objetivo que se espera alcançar.
- Eficiência – É quando realizamos um trabalho utilizando adequadamente os recursos para se chegar a um resultado. A eficiência tem o foco em fazer o melhor uso dos recursos disponíveis ou nos custos que irá gerar.
- Efetividade – É quando conseguimos ser eficientes e eficientes ao mesmo tempo. Em outras palavras, é quando conseguimos chegar ao melhor resultado empregando melhor os recursos disponíveis que temos. A efetividade tem foco no impacto que o trabalho realizará.
O ideal não é necessariamente ser o mais efetivo. O ideal é saber como é que o processo, empresa ou o negócio precisa ser medido. A definição de como será medida a produtividade na empresa, no negócio ou em na sua vida depende de onde você quer chegar. Depende da estratégia que você irá adotar.
Se o foco é em recursos, a priorização será em ser mais eficiente; se for uma empresa em inovação, por exemplo, é natural que nesse momento a busca seja mais por eficácia.
Você mais produtivo
Entender os conceitos de produtividade, de eficiência, eficácia e efetividade serve principalmente para que não tenhamos uma visão romantizada da produtividade.
Uma visão romantizada ou idealizada seria aquela na qual devemos produzir mais e mais. Devemos produzir ou fazer o que precisa ser feito, de preferência com o uso mais adequado dos recursos.
Você quer se tornar uma pessoa produtiva? Primeiramente, aceite que você já é uma pessoa produtiva e comece a medir essa sua produtividade.
A partir do momento que a produtividade passar a ser medida, é possível gerenciar e gerenciando nós melhoramos os resultados.
Gestão da Produtividade
“Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado.
Paulo J. Meyer
Tenha em mente que quando falamos em produtividade, estamos a falar também em gestão (de tempo e de recursos, você), organização e definição de objetivos.
Para ser mais produtivo é fundamental:
- Saber os resultados que você quer atingir.
- Organizar o trabalho e recursos para atingir esse objetivo.
- Medir o se desempenho, tempo e entregas.
Cada um dos itens acima é um aprendizado novo que precisa ser feito, mas isso se deve porque a produtividade não é uma coisa isolada. Ela está relacionado com tudo o que fazemos e também como vivemos.
Para ajudar nesse aprendizado, recomendamos cursos, leitura e artigos sobre produtividade aqui no Gestão de Sonhos mesmo. Seguem algumas sugestões:
- Artigos sobre o método GTD;
- Inbox Zero;
- Se a questão é sobre metas e objetivos.
Meu indicador de produtividade
Eu meço a minha produtividade (capacidade de fazer as coisas que preciso fazer para atingir o que quero, da melhor maneira e com menor esforço e tempo) com a quantidade que tenho de tempo livre para ficar com a minha família, diversão e saúde.
Quanto mais tempo livre para eles eu tenho, sem me preocupar com o que preciso fazer, mais produtivo eu me sinto.
O segredo é aliar a performance no trabalho à qualidade de vida. Isto é, quando estiver trabalhando estar 100% focado no trabalho para que depois possa desfrutar do tempo livre como uma recompensa pela alta produção e pelo bom desempenho.
Neste mês de maio decidimos fazer o mês da produtividade. O mês inteiro com conteúdo para lhe ajudar a ser mais produtivo.
Vamos apresentar técnicas, ideias e dicas para se você organizar, priorizar e produzir mais.
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