3 dicas para ser mais produtivo

Imagine o seguinte cenário: você esta no trabalho com muitas demandas, e-mails atrasados e diante da fila de tarefas você nem sabe por onde começar.

Não se desespere. Há ferramentas, metodologias e dicas simples para você organizar todas essas demandas e executá-las. Neste artigo eu separei três dicas simples para você implementar agora mesmo. As dicas são seguintes:

1. Regra dos minutos
2. Escreva para esclarecer a mente
3. Mantenha a caixa postal zerada
   Vamos ver um pouco mais cada uma delas.

1. Regra dos dois minutos

O David Allen, criador do método GTD (Getting Things Done), oferece em seu livro A arte de fazer acontecer uma metodologia completa para organização e para aumentar a sua produtividade.

Uma das coisas que ele nos ensina em seu métodos é a regra dos dois minutos. Trata-se de uma regra muito simples, mas com ganhos impressionantes de performance.

Quando surge uma demanda, pergunte-se se ela pode ser feita em dois minutos. Se sim, faça. É basicamente isso, sem mágia apenas faça. Por exemplo, é necessário cobrar do departamento comercial uma proposta comercial. Ao invés de deixar para depois, você escreve o email para a pessoa ou liga para ela cobrando o documento.

O problema não foi resolvido, mas você avançou em sua solução. E principalmente, você fez a sua parte. Enquanto, o responsável se preocupa em entregar o documento, você pode focar em outras questões não precisa se preocupar com esse material. Bem, pelo menos por enquanto.

O uso dessa dica ou regra é muito simples e os resultados são notáveis em pouco tempo. Há uma quantidade enorme de pequenas atividades que procrastinamos, mas com isso, deixamos para procastinar com outras coisas.

2. Escreva para esclarecer a mente

Uma das coisas que atrapalham muito a nossa produtividade e nosso desempenho é quantidade coisas que estão em nossa mente. O David Allen no explica que com tanta coisa sendo processada fica mais difícil para que possamos ter energia para fazer o que precisa ser feito.

Nesse aspecto, ele sugere que tudo o que precisa ser feito precisa ir para um sistema. Embora o sistema seja o ideal, vou simplificar isso de uma outra maneira.

Se há muita coisa que você precisa fazer, a dica aqui é pare. Respire profundamente, se acalme, tome uma xícara de chá ou café. Com a mente mais calma, pegue uma folha de papel ou abra um documento e escreva tudo o que precisa ser feito. Se você esta começando a se organizar, acredito que essa seja a maneira mais simples.

Escreva o que lembrar que precisa ser feito. Escrever essa lista de pendências ajuda a organizar as idieas e facilita você a pensar no que precisa ser executado.

Não é necessário priorizar essa tarefas, basta ter uma lista do que precisa ser feito.

Há inúmeras ferramenta para ajudar nesse processo. No entanto, se você esta começando sugiro usar papel e caneta. Além das vantagens da escrita manual, fica mais fácil para ter uma mapeamento de todas as demandas.

Mas se você insiste em usar ma ferramenta digital ou um aplicativo para isso, em breve teremos uma lista de ferramentas de produtividade. Enquanto isso você pode dar uma olhada em ferramentas como o Trello, Wunderlis, Todoist e evernote.

3. Mantenha a caixa postal em dia

Há anos em venho adotando uma adaptação da técnica chamada de Inbox Zero para manter os meus e-mails em dia. A técnica foi criada por Merlin Mann, não vou tratar de como ele sugere. Ao invés disso, vou tratar como eu venho a usando nos últimos anos.

Basicamente, a técnica consiste em deixar a sua caixa de entrada sem nenhum email. E é mais simples do que se imagina. E além de aumentar a sua produtividade usando seu tempo em outras atividades, a sensação de ter a caixa postal zerada é incrível.

No meu caso, fiz uma adaptação simplificada do GTD para os meus e-mails e tenho tido resultados fantásticos. Quando recebo um e-mail, analiso se posso resolver em dois minutos e então faço. Se vai demorar mais do que isso envio para uma pasta (etiquetas no Gmail), e depois reservo um tempo para tratar do assunto.

Já uso essa técnica há alguns anos e tem funcionado muito bem. Antes eu não conseguia acompanhar todos os e-mails. Uma outra marcação que tenho nos meus e-mails é para as mensagens que estou aguardando resposta.

4. Bônus: revisão

Um outro ponto que tenho usado para manter as demandas em ordem é revisá-las. Revisar a lista de pendentes e projetos me ajuda a manter o foco no que precisa ser feito e acompanhar como andam as execuções.

Faço as revisões das listas gerais e dos projetos uma vez por semana, seguindo a orientação do GTD, tanto para as questões profissionais quanto para as pessoais.

No caso dos emails, eu separo uma vez por dia para ver os e-mails pendentes e os que estão aguardando respostas. Faço um acompanhamento mais de perto nos e-mails porque é a minha principal fonte de demandas e onde os prazos são mais curtos. Basicamente, vejo os e-maisl 3x por dia, duas para limpar a caixa de entrada e a terceira para essa revisão.

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